{"id":3260,"date":"2021-06-15T10:00:09","date_gmt":"2021-06-15T08:00:09","guid":{"rendered":"https:\/\/job-union.de\/?p=3260"},"modified":"2025-05-16T13:08:37","modified_gmt":"2025-05-16T11:08:37","slug":"digitale-bewerberakten-was-rechtlich-zu-beachten-ist","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/job-union.de\/digitale-bewerberakten-was-rechtlich-zu-beachten-ist\/","title":{"rendered":"Digitale Bewerberakten: Was rechtlich zu beachten ist"},"content":{"rendered":"<div class=\"wpb-content-wrapper\"><p>[vc_row row_height_percent=&#8220;0&#8243; override_padding=&#8220;yes&#8220; h_padding=&#8220;0&#8243; top_padding=&#8220;2&#8243; bottom_padding=&#8220;2&#8243; overlay_alpha=&#8220;50&#8243; gutter_size=&#8220;3&#8243; column_width_percent=&#8220;100&#8243; shift_y=&#8220;0&#8243; z_index=&#8220;0&#8243; uncode_shortcode_id=&#8220;555939&#8243;][vc_column][uncode_info_box items=&#8220;Author|no_avatar|inline_avatar|do_not_display_prefix,Date,Reading_time&#8220; separator=&#8220;pipe&#8220; css_animation=&#8220;alpha-anim&#8220;][\/vc_column][\/vc_row][vc_row row_height_percent=&#8220;0&#8243; override_padding=&#8220;yes&#8220; h_padding=&#8220;0&#8243; top_padding=&#8220;2&#8243; bottom_padding=&#8220;2&#8243; overlay_alpha=&#8220;50&#8243; gutter_size=&#8220;3&#8243; column_width_percent=&#8220;100&#8243; shift_y=&#8220;0&#8243; z_index=&#8220;0&#8243; uncode_shortcode_id=&#8220;676850&#8243;][vc_column width=&#8220;1\/1&#8243;][vc_column_text uncode_shortcode_id=&#8220;119185&#8243;]Der Umgang mit digitalen Bewerberakten unterliegt den Vorgaben der <strong>Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)<\/strong> und des <strong>Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)<\/strong>. Bewerbungsunterlagen beinhalten\u00a0<strong>sensible, personenbezogene Daten<\/strong>, die zwar f\u00fcr Auswahlverfahren notwendig-, jedoch auch vertraulich zu behandeln sind. Durch die\u00a0<strong>Digitalisierung<\/strong> ergeben sich neue, effiziente Methoden \u2013 jedoch auch neue Risiken.\u00a0Die Personalabteilung jedes Unternehmens sollte deshalb besonders sensibilisiert werden. In diesem Artikel kl\u00e4ren wir alle relevanten Fragen rund um das Thema<strong> digitale Bewerberakte. <\/strong>Erfahren sie vor allem, welche<strong> rechtlichen Vorschriften <\/strong>und <strong>Aufbewahrungsfristen <\/strong>zu beachten sind.[\/vc_column_text][vc_custom_heading uncode_shortcode_id=&#8220;233411&#8243;]<\/p>\n<h2>Was ist eine digitale Bewerberakte?<\/h2>\n<p>[\/vc_custom_heading][vc_column_text uncode_shortcode_id=&#8220;923220&#8243;]Bewerbungen wie man sie sonst kennt haben im Laufe der Zeit eine Ver\u00e4nderung durchlebt. Bewerbungen werden heutzutage nicht mehr schriftlich eingereicht, sondern haupts\u00e4chlich per E-Mail oder online Bewerbungsformular. Auch die Verwaltung der Bewerberdaten erfolgt deshalb \u00fcberwiegend digital. In Elektronische Bewerberakten werden die Daten der potenziellen Kandidaten online verwaltet.[\/vc_column_text][vc_custom_heading uncode_shortcode_id=&#8220;120005&#8243;]<\/p>\n<h3>Vorteile einer digitalen Bewerberakte<\/h3>\n<p>[\/vc_custom_heading][vc_column_text uncode_shortcode_id=&#8220;405273&#8243;]<\/p>\n<ul>\n<li>beschleunigte Abstimmungs- und Selektionsprozesse<\/li>\n<li>standortunabh\u00e4ngige Zugriff auf die Bewerberprofile<\/li>\n<li>Mehr Transparenz<\/li>\n<li>Geringerer zeitlicher Aufwand<\/li>\n<li>Kostenersparnis<\/li>\n<li>Umweltfreundlich<\/li>\n<li>M\u00f6glichkeit des Aufbaus eines Talentpools<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][vc_custom_heading uncode_shortcode_id=&#8220;836080&#8243;]<\/p>\n<h3>Nachteile einer digitalen Bewerberakte<\/h3>\n<p>[\/vc_custom_heading][vc_column_text uncode_shortcode_id=&#8220;938489&#8243;]<\/p>\n<ul>\n<li>Datenschutz-Risiken<\/li>\n<li>Daten\u00fcberschuss<\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][vc_custom_heading uncode_shortcode_id=&#8220;144770&#8243;]<\/p>\n<h3>Was geh\u00f6rt alles in eine Bewerberakte rein?<\/h3>\n<p>[\/vc_custom_heading][vc_column_text uncode_shortcode_id=&#8220;117727&#8243;]Alle Dokumente, die\u00a0<strong>vor Beginn des Arbeitsverh\u00e4ltnisses<\/strong>\u00a0relevant sind<\/p>\n<ul>\n<li>Anschreiben<\/li>\n<li>Lebenslauf \/ CV<\/li>\n<li>Zertifikate<\/li>\n<li>Bewerbungsfoto<\/li>\n<li>Bescheinigungen und Zeugnisse<\/li>\n<li>Antworten der Bewerbungsformulare<\/li>\n<li>Eignungstests<\/li>\n<li>\u00c4rztliche Beurteilungen<\/li>\n<li>Kontaktinformationen<\/li>\n<li style=\"list-style-type: none;\"><\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][vc_custom_heading uncode_shortcode_id=&#8220;143677&#8243;]<\/p>\n<h2>Welche rechtlichen Vorschriften sind zu beachten (DSGVO)?<\/h2>\n<p>[\/vc_custom_heading][vc_custom_heading heading_semantic=&#8220;h3&#8243; uncode_shortcode_id=&#8220;114598&#8243;]<\/p>\n<h3>Welche Aufbewahrungsfristen gelten f\u00fcr Bewerberakten?<\/h3>\n<p>[\/vc_custom_heading][vc_column_text uncode_shortcode_id=&#8220;494770&#8243;]Bei der Aufbewahrungsfrist sollte der Zeitraum von\u00a0<strong>6 Monaten<\/strong>\u00a0eingehalten und nicht \u00fcberschritten werden.<\/p>\n<p>Eine Aufbewahrung von (h\u00f6chstens 6 Monaten) der Akten nach Ablehnung von Bewerbern empfiehlt sich vor allem daher, dass abgelehnte Kandidaten auch nach dem Bewerbungsprozess wegen Verdacht auf Diskriminierung gegen Sie klagen k\u00f6nnen. Um f\u00fcr solche Prozesse gewappnet zu sein, sollten Sie die Bewerberakten mindestens bis 2 Monate nach Ablehnung aufbewahren. Denn dann l\u00e4uft die Frist gem\u00e4\u00df \u00a7 15 Abs. 4 AGG ab, in der die Bewerber ihren geltend machen k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Wenn neue Stellen vakant werden, greifen viele Unternehmen gerne auf Lebensl\u00e4ufe ihres Interessentenpools zur\u00fcck. Wenn Bewerber w\u00fcnschen, dass ihre Daten in einem Talentpool genutzt werden d\u00fcrfen, muss jedoch immer eine Zustimmung von den Kandidaten erfolgen.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\"><\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][vc_custom_heading heading_semantic=&#8220;h3&#8243; text_size=&#8220;h3&#8243; uncode_shortcode_id=&#8220;171600&#8243;]<\/p>\n<h3>Wann m\u00fcssen Bewerberdaten gel\u00f6scht werden?<\/h3>\n<p>[\/vc_custom_heading][vc_column_text uncode_shortcode_id=&#8220;936326&#8243;]Wenn eine Absage vonstatten geht, ist das Unternehmen verpflichtet die Bewerbungsunterlagen nach einer Dauer von<strong>\u00a06 Monaten<\/strong> vollst\u00e4ndig zu l\u00f6schen. Die personenbezogenen Daten m\u00fcssen, wenn die beworbene Position besetzt wurde langfristig vernichtet werden. Vorgereichte Unterlagen, die von die Bewerber postalisch eingereicht werden, m\u00fcssen ebenfalls in einem Zeitraum von <strong>2 bis maximal 6 Monaten<\/strong> an die Bewerber zur\u00fcckzuschicken.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\"><\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][vc_custom_heading heading_semantic=&#8220;h3&#8243; uncode_shortcode_id=&#8220;167184&#8243;]<\/p>\n<h3>Was passiert mit den Bewerbungsunterlagen wenn Sie einen Kandidaten einstellen?<\/h3>\n<p>[\/vc_custom_heading][vc_column_text uncode_shortcode_id=&#8220;204307&#8243;]Bei der Einstellung des Bewerbers ist der Arbeitsgeber verpflichtet alle Bewerbungsunterlagen die keine Relevanz f\u00fcr die T\u00e4tigkeit des Kandidaten hat, unverz\u00fcglich zu l\u00f6schen. Hierbei sind die oben genannten Unterlagen, welche vor Beginn des Arbeitsverh\u00e4ltnisses eingereicht werden mit innenbegriffen. Dazu z\u00e4hlt das Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate, Eignungstests und allgemeine Bescheinigungen.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\"><\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][vc_custom_heading heading_semantic=&#8220;h3&#8243; uncode_shortcode_id=&#8220;443375&#8243;]<\/p>\n<h3>D\u00fcrfen Bewerber auch im Nachhinein Einsicht in Ihre Bewerberakte verlangen?<\/h3>\n<p>[\/vc_custom_heading][vc_column_text uncode_shortcode_id=&#8220;516164&#8243;]Im \u00a7 83 BetrVG ist das Einsichtsrecht geregelt. Grunds\u00e4tzlich gilt: jeder <strong>Arbeitnehmer<\/strong>\u00a0darf Einsicht in seine Personalakte nehmen. Das hei\u00dft, nur Personen die eine vertragliche Beziehung mit dem Unternehmen eingegangen sind, haben diesen Anspruch.<\/p>\n<p>Jedoch haben auch\u00a0<strong>abgelehnte Bewerber<\/strong> einen Anspruch auf Einsicht der Akte, auch wenn die Absage nicht zu einer vertraglichen Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber gef\u00fchrt hat. Wenn ein Versto\u00df gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) vermutet wird, also eine Diskriminierung aufgrund von Rasse, ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder auch sexuellen Orientierung, haben die Bewerber ein <strong>berechtigtes Interesse<\/strong> an der Einsicht. Wenn diese nicht gew\u00e4hrt wird, k\u00f6nnen abgelehnte Kandidaten mit Hilfe des \u00a7 15 AGG eine Entsch\u00e4digung beantragen.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\"><\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][vc_custom_heading heading_semantic=&#8220;h3&#8243; uncode_shortcode_id=&#8220;143262&#8243;]<\/p>\n<h3>Was muss bei der Verwendung eines Bewerbermanagement Systems beachtet werden?<\/h3>\n<p>[\/vc_custom_heading][vc_column_text uncode_shortcode_id=&#8220;154049&#8243;]Entscheidungen \u00fcber Anstellungen d\u00fcrfen nicht ausschlie\u00dflich durch automatisierte Verarbeitung der Bewerberdaten erfolgen. Das hei\u00dft eine automatisierte Vorselektion durch ein System darf zwar erfolgen, jedoch m\u00fcssen nat\u00fcrliche Personen am Auswahlprozess teilhaben.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\"><\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][vc_custom_heading heading_semantic=&#8220;h3&#8243; uncode_shortcode_id=&#8220;862015&#8243;]<\/p>\n<h3>D\u00fcrfen Bewerberdaten weitergegeben werden?<\/h3>\n<p>[\/vc_custom_heading][vc_column_text uncode_shortcode_id=&#8220;755117&#8243;]Die verantwortlichen der Personalabteilung m\u00fcssen gew\u00e4hrleisten, dass die Bewerbungsunterlagen nur an die vorher klar definierten, erforderlichen Stellen und Personen weitergegeben werden. Das bedeutet es d\u00fcrfen nur Personen Einsicht in die Bewerber-Akten haben, die\u00a0<strong>unmittelbar am Bewerbungsprozess beteiligt<\/strong>\u00a0sind (need-to-know-Prinzip).<\/p>\n<p>Eine\u00a0<strong>Weitergabe\u00a0an Dritte<\/strong> ist ohne ausdr\u00fcckliche Zustimmung der Bewerber\u00a0<strong>unzul\u00e4ssig<\/strong>.<\/p>\n<ul>\n<li style=\"list-style-type: none;\"><\/li>\n<\/ul>\n<p>[\/vc_column_text][vc_custom_heading uncode_shortcode_id=&#8220;172891&#8243;]<\/p>\n<h2>Fazit<\/h2>\n<p>[\/vc_custom_heading][vc_column_text uncode_shortcode_id=&#8220;344127&#8243;]Bewerbermanagementsysteme k\u00f6nnen helfen, die strengen rechtlichen Vorschriften gem\u00e4\u00df DSGVO umzusetzen. Vor allem in Punkto Zeit-Management bietet ein solches System einige Vorteile. So werden zum Beispiel Fristen automatisch eingehalten und Sie m\u00fcssen nicht mehr jede Bewerbung einzeln pr\u00fcfen. Sie verwenden noch kein Bewerbermanagementsystem f\u00fcr digitale Bewerbungen? In unserem Artikel <a href=\"https:\/\/job-union.de\/bewerbermanagementsysteme-checkliste-und-vergleich\/\">\u201eBewerbermanagementsysteme\u201c<\/a> finden Sie alle relevanten Fragen rund um das Thema, sowie eine Checkliste und eine Hilfestellung f\u00fcr die Auswahl eines Bewerbermanagementsystems.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>[vc_row row_height_percent=&#8220;0&#8243; override_padding=&#8220;yes&#8220; h_padding=&#8220;0&#8243; top_padding=&#8220;2&#8243; bottom_padding=&#8220;2&#8243; overlay_alpha=&#8220;50&#8243; gutter_size=&#8220;3&#8243; column_width_percent=&#8220;100&#8243; shift_y=&#8220;0&#8243; z_index=&#8220;0&#8243; uncode_shortcode_id=&#8220;555939&#8243;][vc_column][uncode_info_box items=&#8220;Author|no_avatar|inline_avatar|do_not_display_prefix,Date,Reading_time&#8220; separator=&#8220;pipe&#8220; css_animation=&#8220;alpha-anim&#8220;][\/vc_column][\/vc_row][vc_row row_height_percent=&#8220;0&#8243; override_padding=&#8220;yes&#8220; h_padding=&#8220;0&#8243; top_padding=&#8220;2&#8243; bottom_padding=&#8220;2&#8243; [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":3264,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[212],"tags":[],"class_list":["post-3260","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-bewerbungsprozess"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/job-union.de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3260","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/job-union.de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/job-union.de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/job-union.de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/job-union.de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3260"}],"version-history":[{"count":18,"href":"https:\/\/job-union.de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3260\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":19670,"href":"https:\/\/job-union.de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3260\/revisions\/19670"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/job-union.de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/3264"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/job-union.de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3260"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/job-union.de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3260"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/job-union.de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3260"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}